Aprendamos Microsoft WORD - Lección 5: combinación de correspondencia

Una de las herramientas más poderosas que posee Microsoft Word es la herramienta de "combinar correspondencia" que facilita la creación de documentos con listas de datos variables, esto facilita el proceso de redacción de correspondencia genérica para muchas personas a través de la creación de un documento único. Los datos variables serán intercambiables ya que previamente serán preparados en una base de datos adjunta al documento. Es decir, si tienes una carta que vas a dirigir a varios empleados de la empresa y deseas que cambie sólo el nombre del destinatario no tienes que hacer una carta para cada empleado. Puedes hacer sólo una carta y usando este método variar el destinatario de la carta y listo. 

Pasos para crear una combinación de correspondencia

1. Crear el documento principal y corregir sus faltas
2. Click en el menú correspondencia
3. Click en la opción: "Iniciar combinación de correspondencia"
4. Click en la opción: "Paso a Paso por el Asistente para combinación de correspondencia"
5. Elegir el tipo de documento con el que desea trabajar (cartas, sobres, etiquetas, otros)
6. Click en la opción siguiente
7. Elegir la ubicación del documento con el cual se desea trabajar (actual en pantalla o documento guardado existente en la computadora)
8. Click en la opción siguiente.
9. Elegir la ubicación de los destinatarios (utilizar una lista existente:"examinar" o escribir una lista nueva: "crear")
10. Click en el botón: "Personalizar Columnas"
11. Eliminar las columnas que no necesite*
1. a. Click en el campo que desee eliminar
2. b. Click en el botón eliminar
3. c. Click en la opción sí/confirmar
12. Agregar los nuevos campos que necesite en la lista de datos*
1. a. Click en el botón agregar
2. Escribir el nombre de la columna de los campos
3. Click en el botón aceptar
13. Click en el botón aceptar
14. Reelenar digitando la información de cada registro. Recuerde que cada registro completo se lee de forma horizontal
15. Click en el botón aceptar al concluir la digitación
16. Elegir dónde desea guardar la base de datos creada. Ej.: mis documentos. 
17. Escribir el nombre del archivo o lista de datos. 
18. Click en el botón guardar
19. Click en el botón aceptar. 

Notas:

*: Repetir 11 y 12 tantas veces como sea necesario

Insertar los campos combinados en el documento

1. Posicionar el cursos donde lo necesite
2. Click en el menú: "correspondencia"
3. Click en el icono insertar en el campo combinado
4. Cick en el nombre del campo que necesite  
5. Repetir estos pasos para cada uno de los campos que necesite insertar en el documento principal

Modificar el contenido de un registro de la lista o base de datos

1. Click en el menú correspondencia
2. Click en la opción editar lista de destinatarios
3. De la opción origen de datos, de nombre en el nombre de la base de datos
4. Click en el botón edición
5. Realizar las modificaciones que se necesiten. Ej.:nueva entrada: nuevo regustro, eliminar contenido de un registro, etc. 
6. Click en el botón aceptar
7. Click en el botón si
8. Click en el botón aceptar

Visualización de los campos combinados en el documento principal

1. Click en el menú correspondencia
2. Click en el icono: "vista previa de resultados"
3. Utiliza los botones de movimiento de registro para visualizar todos los registros del documento principal. 

Impresión de los campos combinados conjuntamente con el documento principal

1. Click en el menú correspondencia
2. Click en el icono: "finalizar y combinar"
3. Click en la opción: "imprimir documento"
4. Elegir la opción que necesite para la impresión de los registros. 
1. a. Todos
2. b. Registro actual
3. C. Desde hasta
5. Click en el botón aceptar
6. Elegir la cantidad de copias que necesite para cada registro
7. Click en el botón a aceptar o imprimir